我不知道是不是以上的话说服了面试官,但是,英语差到如此地步的我,竟然获得了二面的机会。第二次面试的面试官,是一个会说蹩脚中文的外国人。
(6)请一定尽快通知我!
对不起,我的中文不是很好。 那个洋人的中文的确很蹩脚。但是,比我的英文要好的多。
“Sorry, My English is not good, and speak English will make me more nervous, so, could I use Chinese to introduce myself?我一口气说了这么一段。这是我提前2天就开始准备的一段话。
“OK“我知道他会应允,除非,他死活就要考察我的英语,但是,我的英语水平,我想,前一个面试官已经跟他打过招呼了,如果他真的只在意这个的话,我也不会得到这次的面试。
我放慢语速,尽量选择简单的词语,避免成语和专业的术语。在他表情疑惑的时候,尽量选择自己知道的英文单词进行解释。
面试很快就结束了,他说,会在一个星期内给我答复。我说:“对不起,一个星期对我太长了,我非常喜欢这里,而且,您也应该了解一个应聘者在等待的时候是很着急和担心的。请您一定要在最短的时间内通知我!他想了想,说:“对不起,我们需要一起讨论,大概需要一个星期的时间。说完,就准备起身离开。我赶紧站起来,再次恳求:“请您一定要尽快通知我!我忘记他当时的反应了。
但是,事实上,在我面试后的第二天下午就接到了Offer——我成为了这家公司的行政主管,也就是说,除了技术上的工作,所有其他的,都由我一个人负责。这对我而言,无非是天大的挑战!
(7)我要做有价值的工作
进入这家公司后,才发现,我这个行政主管,原来上面还有个行政经理。是个比我大2岁左右的女孩子。 这个公司财务由一个兼职会计管理,当时,行政部的工作有几大部分:
财务方面:A)管理小额现金(2000以下),用以购买日常办公用品;B)管理公司票据,整理分类,月底的时候交给兼职会计做账;C)使用财务软件登记日记帐;D)管理供货方或服务方(vendor)的付款通知书;E)准备给客户方的付款通知书(Invoice);F)管理支票及银行事务
公司管理方面:A) 公司年检;B) 与其他政府机构间的工作;C) 管理各种证书、执照(包括它们的延期、变更、注销、设立等);D) 管理各种合同、协议;
人事方面:A) 发布招聘广告;B) 安排面试;C) 管理员工合同(包括签订、修改、终止等);D) 管理员工保险(主要交由服务代理公司帮助管理);E) 员工假期管理。
办公室其他日常工作包括水电的管理,办公用品和设备的管理等,这些工作尽管也琐碎,但是,比起以前前台的工作,我觉得简直太有挑战性和吸引力了。但是,我高兴的太早了,渐渐发现,我在这里似乎是个多余的人,这些事情都插不上手,而行政经理每天交代我做的都是一些杂事,例如给物业送房租,复印一些东西等等。我有点不耐烦了,我为什么来这里工作?我难道就为了做这些事情,才辞职来到这里的吗?
我拿定了主意——不是她走,就是我走,决不能我们两个同时留在这里。但是,这种主意也不是凭空拿定的,我不分析她的形势,我也分析不出来,我只需要考虑我这方面:如果我赢了,她所做的那些工作就是我的了。
如果我输了,大不了就当作没来过这个公司,尽管这里的环境是我那么喜欢的,但是,如果你是在中南海里扫地的,那么中南海对你而言也不过是一片地板,和其他别处的地板能有多大区别呢?
如果你想让一个人走,你还会跟她好好合作吗?我不会。我知道,她会比我更沉不住气的,我是个初级的心态,她对我什么样的态度我都能忍。她不是,她是比我高一头的心态,我这种不配合的态度终于让她忍无可忍了。她向主管我们行政的股东告了状。
(8)不配合不等于对着干
主管股东找我谈话,让我尊重和配合行政经理的工作。这令我非常意外。我没想到行政经理会使出“打小报告这种初级的手段。
这其实是在职场上很忌讳的一种方法和手段。作为一个经理,一个主管,一个顶头上司,你最基础的身份应该是手下人的领导者。什么是领导者?你要引领他们工作,你要指导他们工作。他们和你之间的矛盾,你要尽量化解,尽量把影响降到最小化。打小报告,尤其是一个上司打下属的小报告,太令我不齿了。
以我现在的角度来看,我的观点是这样的:首先,无论作为这个公司的经理级、主管级、助理级来说,在某种意义上说,都是平等的,都是公司的出资者雇佣过来为公司服务的。其次,他们之间的区别,只是学识、能力、经验上的区别。第三,他们之间的确存在管理与被管理关系。但是,这种管理不等同于压迫与支使,这种管理应该是,以实现公司利益最大化的前提下去发掘和使用被管理者的潜质与能力。第四,作为管理者你有监督和评价手下人的权力,但是,一切还是以公司的利益为前提。
对于我当时的立场来说,双赢是目的,所谓双赢,一是,公司要获得利益(这是他雇佣我的目的),二是,我必须在工作中增长自己的见识和能力(这是我选择来这里工作的目的)。我这样的立场,是不被当时的行政经理所接受的,她不是我所需要的领导者,我也不是她所需要的被领导者,我们之间产生了矛盾,这种矛盾直接的表现就是我的不配合,但是,不配合不能等同于作对,我和行政经理这个人是没有矛盾和仇恨的。我所不满意的,是她分配给我的工作。
于是,我仍然每天三次地询问她,能否再分给我一些工作,我再三表示,我愿意学她教给我的任何工作,除了只坐在这里接电话和转电话。对于一个新人来说,公然的表示对所作工作的不满意,是危险的,我还在试用期内,随时可能被抄掉。但是,如果再给我机会重来一次的话,我依旧会这么做的。
她对我这样顽劣不化非常的反感,可是,又不能再次向主管股东去汇报了。上次的汇报不但没有起到她预想的作用,反而给了我一个非常好的机会。我借着和主管股东谈话的机会,向他充分表达了我的意愿和想法,主管股东没有理由反对和制止员工想发挥自己的能力,他甚至表示了赞赏。
没有象期望的那样得到主管股东的支持,她的日子似乎越来越郁闷了。终于有一天,她提出了辞职。我们的交接工作,将要在接下来的一个星期内完成。
(9)学习学习学习还是学习
行政经理要走了,她要在一个星期内把所有工作都交给表面上看起来踌躇满志,实际上心里茫茫然的我。 “你一定要努力学习!她对我说:“行政干个两三年就没意思了,就到头了,一定要努力在两三年内转型。我点头,尽管心里不明白为什么只能做两三年。“遇到问题不要自己拿主意,多问问股东们的意见,免得做砸了。“这个公司里人都很好,但是,也要自己努力成长,除了你自己,没有人会真正为你着想
“我听说你有财务知识,为什么不往这方面发展呢?我也是学财务的,我接下来准备做一些财务分析的工作。在交接工作的同时,她叮嘱我一些知心的话。我理解她,都是做行政的,没有比同行更能理解同行的,将来,我走的时候,我也会这么叮嘱接替我的人的,我心里暗暗地想。
很多知识扑面而来。这一个星期里,我是勤奋的学生,她是尽职的老师。在之后的她离开后的日子里,我们也一直保持着良好的关系。 首先,我的英文就是很大的问题,这个公司几乎所有的资料和来往书信都是英文的,为了能在尽量短的时间内提高一些,我是这样做的:阅读方面——公司的英文资料(非保密性的),都打印出来,拿回家,晚上,一个单词一个单词地查,一句话一句话地弄明白。 我妈妈说,若想人前显贵,必得背后受罪。对于起点这么低的我来说,这几乎成了当时的座右铭。
写作方面——除了买一些速成写作的书,还有一个很有效的办法,就是:把其他同事写的mail,都摘抄下来,存在一个文档里,当作写作范文来学习,自己写 mail的时候也可以使用(这一招是非常有用的,每个公司都有自己用词和措辞的习惯,这和书本上教的常用语有时候是不一样的)。
听说方面——我不怕这个,不是有外国人吗?一定要找机会和他们说话,听不懂?没关系,微笑地看着他们说:slowly please。说不好?更没关系了,你会嘲笑一个外国人的中文吗?同样,他们也会很宽容你的英文。>>进来一起聊聊吧
除了语言,还必须在短时期内把人事、财务、行政的东西都走一遍,记不住?没关系,以后的工作中,亲身做一遍,自然就记住了。
(10)每天都在面对新问题
那真是紧张的一个月,行政经理固然教了我很多东西,但是,一个星期的时间毕竟有限,很多新的问题在工作中慢慢出现了。
负责财务的股东让我去银行取现金发工资(因为公司小,所以这种事情都是我一个人去做,按理说,是不应该的,应该至少两个人去领取大额现金),我答应了一声,吃完中午饭,下午2点,拿起工资本(那时候,取工资还需要工资本的)就冲了出去。
快到公司门口了,手机忽然响了起来,是那个管财务的股东:“Lili,你去取工资了吗?”
“是啊!”
“你没拿现金支票,怎么取啊?”
“啊!”我的脑子顿时炸开了。我真笨,怎么连这个都不懂?我以为只要有工资本,就可以了呢。
迅速返回去,回去的路上,脑子里想着各种各样的理由,我该怎么解释,该怎么解释?这是他第一次交代我的工作,竟然办砸了,砸成这样!
到了公司,股东把支票交给我,问:“你以前没取过工资吗?没做过这样事?”我脸涨的通红,眼泪都快出来了,脑子乱成一团,只能点头。
事情过去很久之后,我心里都忐忑不安,生怕给对方留下了不好的印象。但是,很久以后和那个股东聊起这件事,发现,这点小事其实根本没被他放在心里,是我多虑了。
但是,那件事情后,我养成了一个习惯,做任何新的事情前都要做妥善的准备,不懂的,一定要问,不要装懂。这个习惯使得我在今后的工作中受益不少,其中包括办理外国人的签证:一个外国人,把他的护照递到我的面前:“我想要一个工作的签证”,签证分为很多种类:旅游签证、访问签证、工作签证等等。
如果为一个想来华工作的外国人办理工作签证,按照正常的程序,是这样的:1) 我在劳动部门为他申请就业许可证;2) 在商务局或者外交部为他申请来华邀请函;3) 将就业许可证和来华邀请函邮寄给他,他去中国驻当地大使馆申请工作签证;4) 当他持工作签证入境后,我持他的护照、就业许可证及其他相关所需材料去劳动部门申请就业证。5) 他当时申请的工作签证应该一般为30天的有效期,所以,当申请下就业证后,我要拿着就业证,护照,临时居住证明等一系列资料去出入境管理处申请居留许可(以前有单独的一个小绿本,写着居留证,现在和签证合二为一了)。6) 这样,他可以在居留许可和就业证的有效期内在中国定居及就业了。但是,这个人是持访问签证入境的,而且,短时期内,他不想回国办理。这该怎么办呢?
(11)重要的是学会如何工作
无论多么好的老师,都不可能时刻跟着你,教你每个工作步骤该如何进行,每件事情该如何解决。学会一种工作态度和工作方式是很重要的。类似上次提到的办理那个特殊的外国人的签证,我是如何入手的呢?
首先,Google是个好东西,可以在上面找到你想要的很多信息。我已经知道,办理工作签证需要涉及到劳动部门和出入境管理处。那么,首先,google出他们的网址,上去看看,有没有类似的信息。很不幸,里面都是一些正常和正规的办理步骤。
接下来使用关键词查询:外国人+办理+工作签证,发现了,竟然有这种代理公司,专门为外国人解决签证问题。再用 外国人+签证+代理公司,具体查询一下本地几个代理公司的网址和电话。
与其中的一两家代理公司联系,进行咨询,把你的需求向他们大致描述一下。你会发现,啊,原来很容易,这种情况对你来说是第一次遇到,可是,对于他们来说,是家常便饭。他们会告诉你,这个叫做“境内转签”。