这种工作方法可以应用到很多地方,例如,定购办公家具、制作宣传品、修理电脑、租赁新的办公室、装修房间等等。这些你可能从来没有接触过的工作,都会摆在你的面前,怎么办呢?
不要慌,想想,从哪里能得到什么信息,再想想,该如何应用上这些信息,还是那句话:多问,多看,多想,同时,养成一个良好的工作习惯和工作态度,工作上的问题,自然会迎刃而解。
在我工作的初期,就是这样过来的,期间,的确出现过不少错误,但是,也作出了不错的成绩。转眼间,到了我转正评估的时候,而,这时,公司也在经历着一场严峻的考验。
(12)没有不散的宴席
董事长从国外休长假回来了。这是我在这里工作3个月以后,第一次见到他。一个外国人,一个黄颜色的头发,蓝颜色的眼睛,看上去,跟我很有距离的外国人。
他从来没跟我一起工作过,却要给我进行评估。我非常的紧张,甚至不敢直视他。评估的当天,主管行政的股东也在,他发表主要的意见。
“我们对你的工作非常满意,薪水会有上涨,而且,你已经是正式员工了。”
这么简单的一句评价,立刻让我觉得这三个月的忙碌都是值得的。说实话,我真的非常感谢这个主管行政的股东,在这工作的三个月里,他一直在鼓励我,帮助我——
“你的英文比当时提高了很多,不要有太多顾虑,其实我的语法也很糟糕。”
“谁都可能出错,下次多注意就行了。”
“这个做的真不错!”
这些对他而言,可能是随口一说的话,对我,却是无比大的动力和支持。
我很难想象,如果没有他这样的上司,我在遇到问题的时候,作错事情的时候,否定自己的时候是否还能迅速振作起来,还能那么热情地面对工作。
而,当天下午,他把我叫到办公室,告诉我:“由于发展方向的不一致,我决定离开公司,其他两个股东也会离开了,你以后会和董事长一起工作,他是个不错的人,你仍然不要放弃学习,不要放弃自信。”
后面的话,我已经听不进去了,低着头,强忍着,不让眼泪留出来。
我真不知道,我今后的工作将会怎么样,我能和那个外国人很好地相处吗?我是不是又该考虑离开了呢?我该怎么办?
还没有容我细细地思量,公司发生了翻天覆地的变化——20多个员工,在不到一个星期内,只剩下了包括我和董事长在内的4个人。
公司开始改制,改为总经理负责制,股东们撤走自己的股份,公司要在短时期内进行减资,我们要寻找一间更小的办公室,这些工作,对于那个只会日常对话的外国董事长(后来变为了总经理)来说,太难了。 我,这个时候,绝对不能离开。
(13)把握住这么好的学习机会
办理公司改制和调整资本金,要涉及到很多的机构和部门,至少有工商、银行、外汇管理局、外经贸等。
与他们打交道,对中文有限的总经理来说,是一件非常难的事情,对没有任何经验的我也一样的难。
但是,这时候,除了作为公司的行政人员,这一身份外,我另外觉得自己多了个责任——我还是个中国人,是个应该在这个外国人最困难的时候帮助他的中国人。即便,他并不是个讲关系和情面的人,尽管,他后来并不会因为我曾在困难的时候向他伸出过援手,而对我另眼相看,但是,回想起来,我仍然觉得当时的做法是正确的。我们中国人,与生俱来的仁厚的秉性与大国民的气质是非常值得拥有和珍惜的。
当然,也不能说我没有任何的私心——我也考虑过,目前自己的素质和能力,一下子去应付几十个人的公司,还是有些牵强的,需要相当大的精力,而且,可能还未必能达到预期的效果。而对于一个四个人的公司,就显得游刃有余多了。
俗话说,麻雀虽小,五脏俱全。这个公司再小,也是个正经八百的公司,里面的东西也够我至少学上一年的。我开始跟着律师一起工作,忙活了一个多月,才把所有的文书类东西全部提交,接下来,只要等着审批就可以了。
在和律师工作的过程中,我发现,律师的钱挣的太容易了。这些工作,其实大多数都是我做的,大多数的材料都是我准备的,只有个别的一两个文书是他帮忙撰写的,而这种文书并没有太大的技术含量,给我一个模板,我也可以照着做。
他主要的工作就是指导我该准备哪些材料,之后拿着我准备的盖好公章、签好字的材料前往各个部门和机构,进行提交。这些工作就更容易了,即便没有他的指导,各个部门要求准备的材料都会有提示和规定,这些规定无论在网上或者直接到他们的办公所在地都是很方便索取到的。
律师的帐单不久后寄来了,上面的数字令我匝舌。我才知道,原来,他连去各个部门提交报告的打车费也是由我们公司负担的。
这个律师,从公司建立初期就协助我们一起工作,我细细算了一笔帐,他这几年从我们公司得到的收入对当时的我来说,简直是个天文数字!
他的收入,同时也是我们公司不菲的一笔费用。当时,我不知道省下这笔钱能有多大用途,但是,我觉得,一个行政人员,同时是有义务帮助公司控制成本的。
于是,我决定,如果不是遇到很有风险的,我实在没有把握解决的问题,我会自己做,不再用律师了。
经过律师的事情,我对公司里其它大费用支出部分都开始注意,该减的减,该免的免。
例如,兼职会计,一个月是2000元,对于一个业务如此简单的小公司来说,会计的帐非常简单,这个价位显然是高了。而,对于当是的我来说,做帐还是件很陌生的事情,一个兼职会计还是必要的。
于是,我开始与她商量,能否降低价格,答案是否。我开始查找其它信息,发现,其中一个在业内非常有资质的会计公司收费最高一个月才600元。再经过讨价还价,终于得到了一个我理想的价位。
我很恳切地向兼职会计表示歉意,她表示能理解,友好地和会计公司派来的会计进行了交接,我们后来也一直保持着联系,或许今后还会有合作的机会。
其它我能亲力亲为的很多事情,我都亲手做。必竟公司小了,人少了,行政事务会少很多,我的工作量,完全由我自己控制。
但是,也并不是所有我能做的,都会选择自己做。我也要考虑我的成本——公司雇佣我,一个小时花在我身上的成本是多少,如果我选择用自己的时间去做这件事情,值得不值得。
就这样过了一年多,行政方面的工作,我觉得已经掌握的差不多了,我经历了年检、验资、审计、劳动和税务等各类稽察、周年庆典、公司装修与搬家等等。
公司的事务开始有序地进行,我每天的工作也开始变得重复。前面还有什么样的路,该怎么走,又成了我开始考虑的问题。
(14)想做个专业的人
做行政时间长了,总会有失落的感觉,觉得,自己的工作没有专业性,没有技术性,得不到重视。
这是正常的,行政,本身就是一个具有很强服务性质的职业。在工作的过程中,有时候,你不能把自己当成公司的员工,而是一个服务员。你要为其它部门,其它员工提供服务和支持。
难怪,我的前一个行政经理说,行政,做上两三年也就到头了,那是因为,她在两三年后,有了这种失落感。
我可能比她更敏感些,我在不到两年以后,就开始深深地失落。于是,我要寻找其它的出路了。
这次寻找出路,不同于上次,这次,我不能辞职,不能换工作,这个公司目前还很需要我,还很需要一个已经能独当一面的行政。但是,这不影响我为自己铺路。
我开始审视自己,我至少有两方面的工作可以做:人力资源;财务管理。接下来就是考虑,该向哪个方面发展。象很多人的做法一样,我把两个职位写在一张纸上,一面是它们的优点和缺点。另一面,是我从事这两个职位分别的优势和劣势。
这两个职位如果做好了,都前途无量,而,作为我来说,除了学的是财务以外,我的个性可能更适合做人力资源。于是,我选择了人力资源。但是,这次可以说是相对很盲目的选择。因为,之前,我对于人力资源是一点印象都没有,我只是朦胧地觉得,这个职位很厉害,执掌着别人的饭碗,而,该怎么执掌,我是一点都不知道。
转眼,我的第二次评估又到了。评估中,总经理对我所做的行政工作进行了肯定,而且,很犹豫地试探,我是否会在这个时候选择离开。
我向他保证说:“你放心,三年之内我不会考虑换工作。但是,请你提供给我学习的空间。”
他问我,对什么感兴趣,我说,是人力资源管理。总经理也很兴奋,他说,他对这个也非常感兴趣,希望我能学好,希望我能把我学习的用到工作中。我满口答应。同时,心里开始筹划着该如何进行学习。 我想的太好了,事实和理想有时候是会有距离的,尤其,我这次,距离差的是非常的大。
(15)计划应该是树形的
我一直强调一个朋友对我说过的一句话:“任何计划都不能是直线形的,应该是树形的。”
这句话,在我多次做选择和采取行动前都警示着我。这次也不例外。我选择了做人力资源,学习人力资源的相关知识。同时,我不能放弃接触财务的机会。当然,行政的工作我也不能抛弃。这是我的三个树杈。当然了,这也和现实环境分不开的,也不是完全以我的意志为轴心的,但是,也确实是参与了我的心思和想法的。
我现在,完全可以把财务的东西完全交给会计公司,只是偶尔过问一下。也可以不在行政工作中投入太大精力,做的差不多就行了。
但是,我没有,我选择给这三件事,每件分30%的时间,另外的10%,我要给自己一个喘息的机会,一个随时调整的空间。
我是这么考虑的:人力资源对于我来说,是个新东西,我做成与做不成的比例是50%,如果我做不成,我该怎么办呢?退回去做行政吗?可是,对于行政,我已经有一些厌烦了。我得给自己找另一条路啊,那就是财务。
财务,对于现在的我来说,同样也是只有50%的成功率,如果这个我也做不成,我怎么办?我是个忧患意识比较重的人,必须给自己留足了后路才敢行动,于是,我至少还留了一条虽然现在有点不喜欢,但是,至少稳妥的后路——行政。事实证明,这个树杈形的计划对我是非常有用的。
真正接触了人力资源以后,才发现,对于我们这个刚从4人成长为不到10个人的小公司,简直就是一个奢侈品。目前,很多理论的东西都是用不上的。
例如,培训发展与职业生涯——现在对于公司来说,员工就是实现项目的人,项目没有了,人就也用不上了,给他们设计在这里的职业生涯,太不现实了。
招聘选拔——公司的项目都是急的,招聘的人,要求有很强的职业技能,能够快速地投入到项目里进行工作,考察职业技能,我基本帮不上忙。而,对于这个人其他的素质要求,现在公司根本不做过多考虑。
绩效管理——一个生存都受到威胁的公司,项目上的管理要比人的管理重要的多。至于平衡记分卡等绩效管理工具更没有人也没有时间去重视它。
我不是个喜欢捧着书本学东西的人。如果,这项知识不能被应用到工作中,不能让我实践,我没有太多兴趣去学习与熟记那些理论。在这样的情况下,学习人力资源管理,恐怕,真的只能“学习”了,一时半刻,是不可能被应用的。于是,我很快调整了我的重心——转移到了财务上。